Conditions d'utilisation

ClockWitness est fourni par Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Adresse : Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Numéro d'immatriculation : 509360378

Contact pour toute question sur les présentes conditions et sur le traitement des données : Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com.

ClockWitness est destiné aux entreprises et aux professionnels, pour un usage dans le cadre de leur activité, et non aux consommateurs. La personne qui crée le compte ou accepte les présentes conditions confirme qu'elle a le pouvoir d'engager l'entreprise.

En créant le compte ou en utilisant le service, le client accepte les présentes conditions et l'Accord de traitement des données.

ClockWitness est une plateforme d'enregistrement du temps de travail des équipes. Selon la configuration choisie par le client, il comprend un agent de bureau qui enregistre le temps, prend des captures d'écran à la cadence définie par le client et enregistre le niveau d'activité du clavier et de la souris (jamais ce qui est saisi) et, si le client le laisse activé, le nom des applications et le titre des fenêtres ; une application mobile pour enregistrer les arrivées et les départs, avec localisation facultative ; ainsi que des horaires, des absences, des rapports et des feuilles de temps.

Nous pouvons améliorer et modifier le service. Si une modification réduit de manière significative une fonctionnalité payante, nous en avertissons les propriétaires des comptes par e-mail avec un préavis raisonnable.

Le client est responsable des personnes qu'il invite, des rôles qu'il leur attribue (propriétaire, gestionnaire, collaborateur ou client) et de ce qu'elles font dans le compte. Il doit garder les identifiants en sécurité et nous signaler sans délai toute utilisation non autorisée. L'authentification à deux facteurs est disponible pour tous et le propriétaire peut la rendre obligatoire pour toute l'entreprise.

Les nouveaux comptes commencent par une période d'essai gratuite de 30 jours. Nous envoyons un e-mail au propriétaire 7 jours et 1 jour avant la fin, puis un autre le jour où elle se termine.

Si, à la fin de la période d'essai, aucun moyen de paiement n'a été ajouté, le compte est bloqué : il n'est plus possible d'enregistrer de nouveau travail, et le tableau de bord redirige le propriétaire vers la page de facturation. Le blocage ne supprime aucune donnée ; il prend fin dès qu'un moyen de paiement est ajouté.

Les prix en vigueur sont ceux indiqués sur la page des tarifs.

La facturation se fait par cycles de 30 jours, prélevés à l'avance au début de chaque cycle, selon le nombre de personnes actives dans le compte au moment de chaque prélèvement. Tout crédit dont dispose le compte est utilisé avant que nous débitions le moyen de paiement.

Les paiements sont traités par un prestataire de paiement. Les données de carte sont saisies directement sur la page de ce prestataire et ne passent jamais par nos serveurs.

Si un prélèvement échoue, nous avertissons le propriétaire par e-mail et le service continue de fonctionner pendant 7 jours. Si le paiement n'est pas régularisé dans ce délai, le compte est suspendu, avec le même effet que le blocage décrit à la section 5, et nous avertissons à nouveau le propriétaire. La suspension ne supprime aucune donnée et prend fin lorsque le paiement est régularisé.

Si nous modifions les prix, nous en avertissons les propriétaires des comptes par e-mail avant que la modification ne s'applique à leur compte. Sauf lorsque la loi l'exige, les montants payés ne sont pas remboursés, y compris la partie non utilisée du cycle en cours lorsque le compte est fermé.

Pour les données des personnes qui travaillent pour lui, le client est le responsable du traitement et ClockWitness le sous-traitant. Il incombe au client de respecter les lois du travail et de protection des données de chaque pays où ces personnes travaillent, en particulier :

• obtenir de chaque personne, avant d'activer les captures d'écran pour elle, son consentement à la capture de son propre écran ;
• disposer d'une base juridique pour chaque fonctionnalité qu'il active (captures d'écran, enregistrement des applications et des fenêtres, localisation) ;
• informer les personnes, avant de commencer, de ce qui est enregistré, dans quel but et pendant combien de temps, et consulter leurs représentants lorsque la loi l'exige ;
• réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données lorsqu'elle est obligatoire ;
• choisir des cadences de capture et des durées de conservation proportionnées à la finalité.

Il est interdit de :

• surveiller des personnes à leur insu ou en dehors du temps de travail ;
• installer l'agent sur les ordinateurs de personnes qui ne travaillent pas pour le client, ou à leur insu ;
• utiliser le service à des fins illicites ou discriminatoires ;
• tenter de contourner les limites techniques, de sécurité ou de facturation, faire de l'ingénierie inverse ou surcharger le service ;
• revendre le service sans notre accord écrit.

Nous pouvons suspendre l'accès en cas de manquement grave à ces règles ou de risque pour la sécurité du service ou de tiers, en avertissant le client au préalable chaque fois que cela est raisonnable.

Les données que le client et ses utilisateurs saisissent, ou que l'agent et l'application collectent, appartiennent au client. Nous les traitons uniquement pour fournir le service, conformément à l'Accord de traitement des données. Nous ne les vendons pas et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Le client définit pendant combien de temps les captures d'écran sont conservées, entre 30 et 365 jours (90 jours par défaut). À l'expiration du délai, elles sont supprimées automatiquement. Les autres enregistrements sont conservés tant que le compte existe.

Le client peut exporter ses rapports et enregistrements à tout moment, au format CSV et PDF. Les images des captures d'écran ne font pas partie des exportations.

Le client peut fermer le compte à tout moment : le propriétaire demande la suppression dans l'espace de facturation et la confirme en saisissant le nom de l'entreprise. L'abonnement est annulé immédiatement et il n'y a plus aucun prélèvement. Nous générons alors une exportation complète des enregistrements (sans les images des captures) et ce n'est qu'une fois cette exportation terminée que nous supprimons définitivement l'entreprise, ses utilisateurs, ses enregistrements et les captures conservées. Si l'exportation échoue, rien n'est supprimé et le propriétaire en est averti.

L'export de clôture est envoyé au propriétaire par e-mail, sous la forme d'un lien personnel pour le télécharger. Le lien fonctionne sans connexion, même après la suppression du compte, pendant 30 jours ; passé ce délai, il cesse de fonctionner et le fichier est supprimé de nos serveurs.

Une fois supprimé, le compte ne donne plus accès au tableau de bord. Avant de demander la fermeture, téléchargez les rapports et enregistrements dont vous avez besoin.

Les données supprimées disparaissent des sauvegardes à mesure que celles-ci expirent : les sauvegardes quotidiennes de la base de données sont conservées pendant 30 jours et les autres sont renouvelées et remplacées périodiquement.

Nous pouvons résilier les présentes conditions, et fermer le compte, en cas de manquement grave non corrigé après avertissement ou, pour un autre motif, moyennant un préavis raisonnable adressé au propriétaire par e-mail.

Dans la mesure permise par la loi, le service est fourni « en l'état ». Les enregistrements et les captures de ClockWitness sont un moyen de preuve parmi d'autres ; nous ne garantissons pas qu'ils seront acceptés par un tribunal ou une autorité dans un cas donné.

Dans la mesure permise par la loi applicable, aucune des parties n'est responsable du manque à gagner, de la perte d'activité ou des dommages indirects, et notre responsabilité totale est limitée au montant que le client nous a payé au cours des 6 mois précédant le fait qui l'engage.

Le client nous indemnise des réclamations de tiers, y compris des personnes qui travaillent pour lui et des autorités, résultant d'une utilisation du service contraire à la loi ou aux présentes conditions, en particulier de la surveillance de personnes sans base juridique ou sans les en informer.