Accord de traitement des données

Le client, l'entreprise identifiée dans le compte, est le responsable du traitement : il décide quelles données sont collectées, dans quel but et pendant combien de temps. ClockWitness est le sous-traitant : il traite les données du client uniquement pour le compte de celui-ci et selon ses instructions.

ClockWitness est fourni par Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Adresse : Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Numéro d'immatriculation : 509360378

Contact pour la confidentialité et la protection des données (DPO) : Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com.

Objet et finalité : fournir le service décrit dans les Conditions d'utilisation, c'est-à-dire enregistrer et justifier le temps de travail et gérer les horaires, les absences, les rapports et les feuilles de temps, selon les fonctionnalités que le client active.

Nature du traitement : collecte, hébergement, stockage, organisation, affichage, exportation et suppression des données.

Durée : tant que les Conditions d'utilisation sont en vigueur et jusqu'à la suppression des données du client, conformément à la section 11.

Personnes concernées : les personnes qui travaillent pour le client (collaborateurs, gestionnaires et propriétaires du compte) et les autres personnes que le client invite dans le compte, par exemple ses propres clients disposant d'un accès en lecture.

Catégories de données : données de compte (nom, e-mail, rôle, langue, fuseau horaire) ; appareils (nom de l'ordinateur, versions du système et de l'agent) ; enregistrements de temps, pauses, projets et descriptions des tâches ; captures d'écran ; niveau d'activité du clavier et de la souris (jamais ce qui est saisi ni les touches enfoncées) ; nom des applications et titre des fenêtres, si le client le laisse activé ; localisation au moment de l'arrivée et du départ dans l'application mobile, si le client la demande ; horaires, absences et fiches de paie ; et le journal d'audit.

Catégories particulières : le service ne les demande pas, mais elles peuvent apparaître dans des captures d'écran, des titres de fenêtres ou des notes libres. Le client doit configurer le service et donner des instructions à son équipe de manière à réduire ce risque.

Nous traitons les données du client uniquement sur ses instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Les instructions sont les Conditions d'utilisation, le présent accord, les paramètres que le client choisit dans le tableau de bord (par exemple captures, cadence, enregistrement des applications, localisation et durée de conservation) et toute autre instruction écrite qu'il nous donne. Si la loi nous impose un traitement différent, nous en informons le client au préalable, sauf si la loi l'interdit.

Si nous estimons qu'une instruction enfreint le RGPD ou une autre loi sur la protection des données, nous en informons immédiatement le client.

Le client nous donne une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs, tels que des services d'hébergement externes, où fonctionnent l'application, la base de données, le stockage des captures et les sauvegardes.

La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande, par e-mail à privacy@clockwitness.com.

Nous avertissons les propriétaires des comptes par e-mail avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, afin que le client puisse s'y opposer pour des motifs raisonnables. Si nous ne trouvons pas de solution, le client peut fermer le compte avant que la modification ne prenne effet.

Nous imposons contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord et restons responsables envers le client de leur respect.

Nous hébergeons les données du client dans des centres de données situés dans l'Union européenne, et nos sauvegardes restent dans l'Union européenne, chiffrées.

Si des membres autorisés de notre personnel ou un sous-traitant ultérieur accèdent aux données du client depuis un pays situé en dehors de l'EEE, cela ne se fait qu'en vertu de l'une des garanties du chapitre V du RGPD : une décision d'adéquation de la Commission européenne (y compris, pour les États-Unis, le cadre de protection des données UE-États-Unis, lorsque le destinataire est certifié au titre de celui-ci) ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, accompagnées d'une évaluation de l'impact du transfert et des mesures supplémentaires qui s'avèrent nécessaires. Les détails figurent dans la section « Transferts internationaux » de la Politique de confidentialité.

Si le client, ou des utilisateurs qu'il autorise, accèdent aux données depuis l'extérieur de l'EEE, cet accès se fait selon les instructions et sous la responsabilité du client.

Nous aidons le client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées. Le service lui-même lui permet : de montrer à chaque personne ses enregistrements et ses captures ; de corriger les enregistrements de temps, chaque correction étant consignée ; de désactiver les captures pour toute l'entreprise ou pour des personnes précises et de désactiver l'enregistrement des applications ; et d'exporter les enregistrements au format CSV et PDF.

Lorsque le client nous demande par écrit l'effacement d'une personne déjà désactivée, nous supprimons ses captures d'écran, l'enregistrement de ses applications et fenêtres, ses coordonnées GPS exactes, ses appareils, ses identifiants et ses notes libres, et remplaçons son adresse e-mail par un pseudonyme. Nous conservons les enregistrements du temps de travail et de paie que le client peut être légalement tenu de conserver.

Si une personne concernée nous contacte directement au sujet des données du client, nous transmettons la demande au client dans les meilleurs délais et n'y répondons pas sur le fond, sauf instruction du client.

Le client peut, à tout moment, exporter ses enregistrements (restitution) et demander la fermeture du compte. Lors de la fermeture, après la génération d'une exportation complète des enregistrements, nous supprimons l'entreprise, ses utilisateurs, ses enregistrements et les captures conservées, sauf si la loi nous oblige à conserver certaines données. Les images des captures d'écran ne font pas partie des exportations.

L'export de clôture est envoyé au propriétaire par e-mail, sous la forme d'un lien personnel pour le télécharger. Le lien fonctionne sans connexion, même après la suppression du compte, pendant 30 jours ; passé ce délai, il cesse de fonctionner et le fichier est supprimé de nos serveurs.

Les données supprimées disparaissent des sauvegardes à mesure que celles-ci expirent : les sauvegardes quotidiennes de la base de données sont conservées pendant 30 jours et les autres sont renouvelées et remplacées périodiquement.