Política de privacidad

En vigor desde el 23 de octubre de 2026. Última actualización: 23 de octubre de 2026.

Esta política explica qué datos personales trata ClockWitness, para qué, con qué base jurídica, durante cuánto tiempo y qué derechos tiene sobre ellos. Se aplica en todo el mundo: sea cual sea el país donde vive o trabaja, damos a todas las personas el nivel de protección del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Quiénes somos y cómo contactarnos

ClockWitness es un servicio prestado por Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Dirección: Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Número de registro: 509360378

Contacto de privacidad y protección de datos (DPD): Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com. Utilice esta dirección para cualquier pregunta sobre esta política o sobre sus datos.

Quién decide sobre sus datos

ClockWitness lo utilizan empresas, nuestros clientes, para registrar el tiempo de trabajo de sus equipos. Por eso, según los datos, tenemos uno de dos papeles:

Datos del espacio de trabajo: las horas, las capturas de pantalla, la actividad y la ubicación de los empleados de una empresa cliente. Es la empresa (el empleador) quien decide qué datos se recogen, para qué y durante cuánto tiempo: es la responsable del tratamiento. ClockWitness es el encargado del tratamiento: trata estos datos solo por cuenta de la empresa y siguiendo sus instrucciones.
Datos de cuenta, de facturación y del sitio web: en este caso, el responsable del tratamiento es ClockWitness.

Si trabaja para una empresa que utiliza ClockWitness y tiene una pregunta o una solicitud sobre sus datos del espacio de trabajo, contacte primero con su empleador: es quien decide sobre esos datos. Si nos contacta directamente, remitiremos la solicitud a la empresa y la ayudaremos a responder.

Qué datos tratamos y por qué

Utilizamos los datos solo con fines laborales: prestar el servicio, facturarlo, mantenerlo seguro y cumplir la ley. No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no creamos perfiles de marketing.

Datos de cuenta

Nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (guardada solo como hash, nunca en claro), empresa, papel (propietario, gestor o empleado), idioma y zona horaria y, si activa la autenticación en dos pasos, el secreto de ese segundo factor. También registramos los dispositivos vinculados a la cuenta (nombre del ordenador, versión del sistema operativo y del agente) y, en un registro de auditoría, las acciones importantes, con fecha, hora y dirección IP. Sirven para crear y gestionar la cuenta, autenticar a quien inicia sesión y proteger el servicio.

Horas y registros de tiempo

Inicio y fin de cada sesión de trabajo, pausas, proyecto y actividad, descripciones de las tareas y correcciones hechas a los registros. Si la empresa utiliza esas funciones, también horarios, turnos, ausencias y vacaciones, y tarifas por hora para calcular salarios o facturar a sus propios clientes.

Capturas de pantalla

Mientras una sesión está grabando en el ordenador, el agente de escritorio toma capturas de todos los monitores, con la frecuencia que defina la empresa (de forma predeterminada, aproximadamente una cada 2 minutos). La empresa puede desactivar las capturas para todo el equipo o para personas concretas. Cada consulta a las capturas de otra persona queda registrada en el registro de auditoría.

Actividad

Por intervalo de tiempo: si hubo actividad de teclado y ratón (nunca lo que se escribe ni qué teclas se pulsan), los periodos de inactividad y un resumen estadístico del ritmo de los movimientos del ratón, usado para señalar patrones que parecen automáticos: una señal para que la revise una persona, nunca una decisión automática. Si la empresa lo mantiene activado, también el nombre de las aplicaciones y el título de las ventanas en primer plano y el tiempo dedicado a cada una. ClockWitness no es un keylogger y no graba vídeo de la pantalla.

Ubicación (aplicación móvil)

Solo si la empresa lo exige y la persona concede el permiso de ubicación en el teléfono: las coordenadas GPS en el momento de la entrada y de la salida y el lugar de trabajo al que corresponden. Si la empresa activa la entrada y salida automáticas por zona, la aplicación envía la posición para detectar la llegada a un lugar de trabajo o la salida de él. No guardamos el recorrido ni la ubicación continua a lo largo del día.

Facturación

Nombre de la empresa, país, número de identificación fiscal (IVA), correo electrónico del propietario de la cuenta, plan, número de personas, historial de pagos y créditos, y los identificadores de cliente y de método de pago que nos devuelve el proveedor de pagos. La dirección de facturación y los datos de la tarjeta se introducen directamente en la página del proveedor de pagos; los datos de la tarjeta nunca pasan por nuestros servidores.

Sitio web y comunicaciones

Cuando visita el sitio web, nuestros servidores tratan la dirección IP y datos técnicos de la solicitud (navegador, página solicitada) para servir las páginas y prevenir abusos. Si solicita una cuenta o se registra, tratamos lo que indique en el formulario (empresa, nombre, correo electrónico, teléfono, tamaño del equipo, código de socio). Enviamos correos de servicio (invitaciones, recuperación de la contraseña, avisos sobre el periodo de prueba y los pagos, informes y alertas que configure) y, si las activa, notificaciones del navegador. Si nos escribe, usamos su mensaje para responder. Para diagnosticar fallos recogemos informes técnicos de errores, configurados para dejar fuera datos personales como direcciones IP y cookies.

Base jurídica

Contrato: para crear y gestionar la cuenta, prestar el servicio que la empresa ha contratado, facturarlo y enviar las comunicaciones de servicio.
Interés legítimo: para mantener seguros el sitio web y el servicio, prevenir abusos y fraudes, mantener el registro de auditoría y diagnosticar errores. Lo hacemos de forma proporcionada, y puede oponerse (véase «Sus derechos»).
Consentimiento: cuando se lo pedimos, por ejemplo para activar las notificaciones del navegador. Puede retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a lo realizado antes.
Obligación legal: para conservar los registros de facturación durante el plazo que exige la ley y responder a solicitudes legítimas de las autoridades.

Para los datos del espacio de trabajo, es la empresa, como responsable del tratamiento, quien determina la base jurídica (por ejemplo, el contrato de trabajo, una obligación legal de registrar la jornada o su interés legítimo) y quien debe informar a su equipo. En cualquier caso, estos datos se utilizan solo con fines laborales.

Quién recibe los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Recurrimos solo a servicios externos de alojamiento, donde funcionan la aplicación, la base de datos, el almacenamiento de las capturas y las copias de seguridad, y que tratan los datos solo siguiendo nuestras instrucciones; y a un proveedor de pagos, que procesa los pagos de las suscripciones. Si activa las notificaciones del navegador, las entrega el servicio de notificaciones de su propio navegador, con el contenido cifrado. Dentro de una empresa cliente, cada persona ve solo lo que su papel le permite. Solo comunicamos datos a las autoridades cuando la ley lo exige.

Transferencias internacionales

Alojamos los datos personales que tratamos en centros de datos de la Unión Europea, y guardamos nuestras copias de seguridad en la Unión Europea, de forma cifrada.

Parte de nuestro personal autorizado y algunos proveedores de servicios externos (por ejemplo, servicios externos de alojamiento, de infraestructura, de pagos, de correo electrónico y de soporte técnico) pueden acceder a datos personales o tratarlos desde países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), incluidos países que la Comisión Europea no ha reconocido como garantes de un nivel adecuado de protección de datos. Cuando esto ocurre, solo transferimos datos personales, o permitimos el acceso a ellos, al amparo de una de las garantías del capítulo V del RGPD:

una decisión de adecuación de la Comisión Europea relativa al país de que se trate, incluido, para los Estados Unidos, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., cuando el destinatario esté certificado con arreglo a él; o
las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea, junto con una evaluación de impacto de la transferencia y las medidas adicionales que esta demuestre que son necesarias.

Quien acceda a datos personales desde fuera del EEE debe protegerlos con el mismo nivel que le debemos a usted en virtud del RGPD, y nunca con menos. En particular: está sujeto a obligaciones de confidencialidad; recibe solo el acceso que su función necesita; accede a los datos únicamente mediante conexiones cifradas y autenticadas, y ese acceso queda registrado; no puede guardar copias fuera de nuestros sistemas; y solo puede utilizar los datos siguiendo nuestras instrucciones.

En casos excepcionales en los que no se aplique ninguna de estas garantías, recurrimos únicamente a una excepción del artículo 49 del RGPD, por ejemplo cuando la transferencia es necesaria para ejecutar un contrato con usted o a petición suya.

Puede solicitar más información sobre estas garantías, o una copia de ellas, escribiendo a privacy@clockwitness.com.

Para clientes: si usted, o los usuarios que autorice en su espacio de trabajo, acceden a datos de ClockWitness desde fuera del EEE, ese acceso se realiza siguiendo sus instrucciones y bajo su responsabilidad como responsable del tratamiento, y le corresponde garantizar que cumple las leyes de protección de datos que le sean aplicables.

Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Capturas de pantalla: durante el plazo que defina cada empresa cliente, entre 30 y 365 días (90 días de forma predeterminada). Finalizado el plazo, se eliminan de forma definitiva.
Horas, actividad, aplicaciones y ubicación: mientras exista la cuenta de la empresa, hasta que la empresa la cierre.
Datos de cuenta: mientras exista la cuenta. Cuando una empresa cierra su cuenta, le entregamos una exportación de sus registros y después eliminamos la organización, sus registros y las capturas almacenadas.
Facturación: durante el plazo exigido por la legislación fiscal y contable.
Copias de seguridad: las copias diarias de la base de datos se conservan durante 30 días; las demás copias de seguridad rotan y se sustituyen periódicamente. Los datos eliminados desaparecen de las copias a medida que estas caducan.

Sus derechos

Tiene derecho a acceder a sus datos y obtener una copia; a rectificar datos inexactos; a solicitar su supresión; a limitar el tratamiento; a recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común (portabilidad); a oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo; y a retirar el consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en él.

Para ejercer estos derechos, escriba a privacy@clockwitness.com. Respondemos en el plazo de un mes; en casos complejos este plazo puede prorrogarse, y le avisaremos si es así. Podemos pedirle que confirme su identidad. Para los datos del espacio de trabajo, dirija la solicitud a su empleador; si nos la envía a nosotros, la remitiremos y ayudaremos a la empresa a responder.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos, en particular la del país donde vive o trabaja, o la del país donde se produjo la presunta infracción.

Seguridad

Todas las conexiones están cifradas (HTTPS); las contraseñas y los tokens de los dispositivos se guardan solo como hash; la autenticación en dos pasos está disponible para todos y la empresa puede hacerla obligatoria; el acceso a las capturas depende del papel de cada persona y queda registrado; y las copias de seguridad se cifran antes de salir del servidor. Más detalles en la página Seguridad y privacidad.

Cookies

El sitio web solo utiliza cookies propias, ninguna de publicidad ni de análisis. La lista completa, con la finalidad y la duración de cada una, está en la Política de cookies.

Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten de forma igualmente significativa.

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. La fecha de la última actualización aparece en la parte superior de esta página; si los cambios son significativos, avisaremos a los propietarios de las cuentas por correo electrónico.