Nutzungsbedingungen

ClockWitness wird bereitgestellt von Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Anschrift: Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Registernummer: 509360378

Kontakt für Fragen zu diesen Bedingungen und zur Datenverarbeitung: Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com.

ClockWitness richtet sich an Unternehmen und Gewerbetreibende zur Nutzung im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit, nicht an Verbraucher. Wer das Konto anlegt oder diese Bedingungen akzeptiert, bestätigt, dass er berechtigt ist, das Unternehmen zu verpflichten.

Mit dem Anlegen des Kontos oder der Nutzung des Dienstes akzeptiert der Kunde diese Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag.

ClockWitness ist eine Plattform zur Erfassung der Arbeitszeit von Teams. Je nach der vom Kunden gewählten Konfiguration umfasst sie einen Desktop-Agenten, der die Zeit erfasst, Screenshots in der vom Kunden festgelegten Frequenz aufnimmt und den Aktivitätsgrad von Tastatur und Maus erfasst (nie, was getippt wird) sowie, wenn der Kunde dies aktiviert lässt, die Namen der Anwendungen und die Fenstertitel; eine mobile App zum Erfassen von Kommen und Gehen mit optionaler Standortbestimmung; sowie Dienstpläne, Abwesenheiten, Berichte und Stundenzettel.

Wir können den Dienst verbessern und ändern. Wenn eine Änderung eine kostenpflichtige Funktion erheblich einschränkt, informieren wir die Kontoinhaber mit angemessener Vorlaufzeit per E-Mail.

Der Kunde ist verantwortlich für die Personen, die er einlädt, für die Rollen, die er ihnen zuweist (Inhaber, Manager, Mitarbeiter oder Kunde), und für das, was sie im Konto tun. Er muss die Zugangsdaten sicher aufbewahren und uns jede unbefugte Nutzung unverzüglich melden. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung steht allen zur Verfügung, und der Inhaber kann sie für das gesamte Unternehmen verpflichtend machen.

Neue Konten beginnen mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen. Wir senden dem Inhaber 7 Tage und 1 Tag vor dem Ende eine E-Mail und eine weitere am Tag, an dem sie endet.

Wurde am Ende der Testphase keine Zahlungsmethode hinzugefügt, wird das Konto gesperrt: Es kann keine neue Arbeit mehr erfasst werden, und das Dashboard leitet den Inhaber zur Abrechnungsseite weiter. Die Sperre löscht keine Daten; sie endet, sobald eine Zahlungsmethode hinzugefügt wird.

Es gelten die Preise, die auf der Preisseite angegeben sind.

Die Abrechnung erfolgt in Zyklen von 30 Tagen, jeweils zu Beginn jedes Zyklus im Voraus abgebucht, nach der Anzahl der aktiven Personen im Konto zum Zeitpunkt jeder Abbuchung. Ein etwaiges Guthaben des Kontos wird verwendet, bevor wir die Zahlungsmethode belasten.

Zahlungen werden von einem Zahlungsdienstleister abgewickelt. Die Kartendaten werden direkt auf der Seite dieses Dienstleisters eingegeben und gelangen nie auf unsere Server.

Schlägt eine Abbuchung fehl, informieren wir den Inhaber per E-Mail, und der Dienst funktioniert noch 7 Tage weiter. Wird die Zahlung innerhalb dieser Frist nicht beglichen, wird das Konto ausgesetzt, mit derselben Wirkung wie die in Abschnitt 5 beschriebene Sperre, und wir informieren den Inhaber erneut. Die Aussetzung löscht keine Daten und endet, sobald die Zahlung beglichen ist.

Wenn wir die Preise ändern, informieren wir die Kontoinhaber per E-Mail, bevor die Änderung für ihr Konto gilt. Soweit gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, werden gezahlte Beträge nicht erstattet, auch nicht der ungenutzte Teil des laufenden Zyklus bei Schließung des Kontos.

Für die Daten der Personen, die für ihn arbeiten, ist der Kunde der Verantwortliche und ClockWitness der Auftragsverarbeiter. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorschriften jedes Landes einzuhalten, in dem diese Personen arbeiten, insbesondere:

• vor dem Aktivieren von Screenshots für eine Person deren Einwilligung zur Aufnahme ihres eigenen Bildschirms einzuholen;
• für jede Funktion, die er aktiviert (Screenshots, Erfassung von Anwendungen und Fenstern, Standort), eine Rechtsgrundlage zu haben;
• die Personen vor Beginn darüber zu informieren, was erfasst wird, wozu und wie lange, und ihre Vertretungen anzuhören, wenn das Gesetz dies verlangt;
• eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn sie vorgeschrieben ist;
• Aufnahmefrequenzen und Aufbewahrungsfristen zu wählen, die dem Zweck angemessen sind.

Nicht gestattet ist es:

• Personen ohne ihr Wissen oder außerhalb der Arbeitszeit zu überwachen;
• den Agenten auf Computern von Personen zu installieren, die nicht für den Kunden arbeiten, oder ohne deren Wissen;
• den Dienst für rechtswidrige oder diskriminierende Zwecke zu nutzen;
• zu versuchen, technische, Sicherheits- oder Abrechnungsgrenzen zu umgehen, den Dienst zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder zu überlasten;
• den Dienst ohne unsere schriftliche Zustimmung weiterzuverkaufen.

Wir können den Zugang bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese Regeln oder bei einer Gefahr für die Sicherheit des Dienstes oder Dritter aussetzen und informieren den Kunden vorher, wann immer dies zumutbar ist.

Die Daten, die der Kunde und seine Nutzer eingeben oder die der Agent und die App erheben, gehören dem Kunden. Wir verarbeiten sie nur zur Erbringung des Dienstes, gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für Werbung.

Der Kunde legt fest, wie lange Screenshots aufbewahrt werden, zwischen 30 und 365 Tagen (standardmäßig 90 Tage). Nach Ablauf der Frist werden sie automatisch gelöscht. Die übrigen Aufzeichnungen werden aufbewahrt, solange das Konto besteht.

Der Kunde kann seine Berichte und Aufzeichnungen jederzeit als CSV und PDF exportieren. Die Bilder der Screenshots sind nicht Teil der Exporte.

Der Kunde kann das Konto jederzeit schließen: Der Inhaber beantragt die Löschung im Abrechnungsbereich und bestätigt sie durch Eingabe des Unternehmensnamens. Das Abonnement wird sofort gekündigt, und es erfolgen keine weiteren Abbuchungen. Anschließend erstellen wir einen vollständigen Export der Aufzeichnungen (ohne die Bilder der Screenshots), und erst wenn dieser Export abgeschlossen ist, löschen wir das Unternehmen, seine Nutzer, seine Aufzeichnungen und die gespeicherten Screenshots endgültig. Schlägt der Export fehl, wird nichts gelöscht, und der Inhaber wird benachrichtigt.

Der Abschlussexport wird dem Inhaber per E-Mail als persönlicher Link zum Herunterladen zugesandt. Der Link funktioniert ohne Anmeldung, auch nachdem das Konto gelöscht wurde, 30 Tage lang; danach funktioniert er nicht mehr und die Datei wird von unseren Servern gelöscht.

Nach der Löschung gewährt das Konto keinen Zugang mehr zum Dashboard. Laden Sie vor dem Antrag auf Schließung die Berichte und Aufzeichnungen herunter, die Sie benötigen.

Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungskopien, sobald diese ablaufen: Die täglichen Sicherungen der Datenbank werden 30 Tage aufbewahrt, die übrigen werden rotiert und regelmäßig ersetzt.

Wir können diese Bedingungen kündigen und das Konto schließen, wenn ein schwerwiegender Verstoß nach Abmahnung nicht behoben wird, oder aus einem anderen Grund mit angemessener Vorankündigung per E-Mail an den Inhaber.

Soweit gesetzlich zulässig, wird der Dienst „wie besehen“ bereitgestellt. Die Aufzeichnungen und Screenshots von ClockWitness sind ein Beweismittel unter anderen; wir garantieren nicht, dass sie in einem konkreten Fall von einem Gericht oder einer Behörde anerkannt werden.

Soweit nach geltendem Recht zulässig, haftet keine Partei für entgangenen Gewinn, Geschäftsverluste oder mittelbare Schäden, und unsere Gesamthaftung ist auf den Betrag begrenzt, den der Kunde uns in den 6 Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlt hat.

Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, einschließlich der für ihn arbeitenden Personen und von Behörden, die sich aus einer Nutzung des Dienstes unter Verstoß gegen das Gesetz oder diese Bedingungen ergeben, insbesondere aus der Überwachung von Personen ohne Rechtsgrundlage oder ohne deren Information.