ClockWitness
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Datenschutzerklärung

Gültig ab 23. Oktober 2026. Zuletzt aktualisiert: 23. Oktober 2026.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten ClockWitness verarbeitet, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie daran haben. Sie gilt weltweit: Ganz gleich, in welchem Land Sie leben oder arbeiten, gewähren wir allen Menschen das Schutzniveau der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

ClockWitness wird bereitgestellt von Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Anschrift: Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Registernummer: 509360378

Kontakt für Datenschutz (Datenschutzbeauftragte/r): Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com. Nutzen Sie diese Adresse für alle Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten.

Wer über Ihre Daten entscheidet

ClockWitness wird von Unternehmen, unseren Kunden, genutzt, um die Arbeitszeit ihrer Teams zu erfassen. Je nach Daten haben wir daher eine von zwei Rollen:

  • Arbeitsbereichsdaten — die Arbeitszeiten, Screenshots, Aktivität und der Standort der Beschäftigten eines Kundenunternehmens. Das Unternehmen (der Arbeitgeber) entscheidet, welche Daten erhoben werden, wozu und wie lange: Es ist der Verantwortliche. ClockWitness ist Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten diese Daten nur im Auftrag des Unternehmens und nach dessen Weisungen.
  • Konto-, Abrechnungs- und Website-Daten — hier ist ClockWitness der Verantwortliche.

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das ClockWitness nutzt, und eine Frage oder ein Anliegen zu Ihren Arbeitsbereichsdaten haben, wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber: Er entscheidet über diese Daten. Wenn Sie sich direkt an uns wenden, leiten wir die Anfrage an das Unternehmen weiter und helfen ihm bei der Antwort.

Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verwenden die Daten ausschließlich für Arbeitszwecke: um den Dienst zu erbringen, abzurechnen, sicher zu halten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, nutzen sie nicht für Werbung und erstellen keine Marketingprofile.

Kontodaten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, nie im Klartext), Unternehmen, Rolle (Inhaber, Manager oder Teammitglied), Sprache und Zeitzone sowie, wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, das Geheimnis dieses zweiten Faktors. Außerdem erfassen wir die mit dem Konto verknüpften Geräte (Computername, Version des Betriebssystems und des Agenten) und in einem Audit-Protokoll wichtige Aktionen mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse. Diese Daten dienen dazu, das Konto anzulegen und zu verwalten, Anmeldungen zu authentifizieren und den Dienst zu schützen.

Arbeitszeiten und Zeiteinträge

Beginn und Ende jeder Arbeitssitzung, Pausen, Projekt und Tätigkeit, Aufgabenbeschreibungen und Korrekturen an den Einträgen. Wenn das Unternehmen diese Funktionen nutzt, außerdem Arbeitszeitpläne, Schichten, Abwesenheiten und Urlaub sowie Stundensätze zur Lohnberechnung oder zur Abrechnung gegenüber eigenen Kunden.

Screenshots

Während eine Sitzung auf dem Computer aufzeichnet, erstellt der Desktop-Agent Screenshots aller Monitore in der vom Unternehmen festgelegten Häufigkeit (standardmäßig etwa alle 2 Minuten einen). Das Unternehmen kann Screenshots für das ganze Team oder für einzelne Personen abschalten. Jeder Aufruf der Screenshots einer anderen Person wird im Audit-Protokoll festgehalten.

Aktivität

Pro Zeitintervall: ob es Tastatur- und Mausaktivität gab (nie, was getippt oder welche Tasten gedrückt werden), Phasen der Inaktivität und eine statistische Zusammenfassung des Rhythmus der Mausbewegungen, mit der Muster markiert werden, die automatisiert wirken — ein Hinweis zur Prüfung durch einen Menschen, nie eine automatisierte Entscheidung. Wenn das Unternehmen es eingeschaltet lässt, außerdem den Namen der Anwendungen und den Titel der Fenster im Vordergrund sowie die jeweils darin verbrachte Zeit. ClockWitness ist kein Keylogger und zeichnet kein Video des Bildschirms auf.

Standort (mobile App)

Nur wenn das Unternehmen es verlangt und die Person auf dem Telefon die Standortberechtigung erteilt: die GPS-Koordinaten beim Ein- und Ausstempeln und der Arbeitsort, dem sie entsprechen. Wenn das Unternehmen das automatische Ein- und Ausstempeln nach Zone aktiviert, sendet die App ihre Position, um das Ankommen an einem Arbeitsort oder das Verlassen zu erkennen. Wir speichern weder Wegstrecken noch einen fortlaufenden Standort über den Tag.

Abrechnung

Name des Unternehmens, Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse des Kontoinhabers, Tarif, Anzahl der Personen, Zahlungs- und Gutschriftenverlauf sowie die Kunden- und Zahlungsmittel-Kennungen, die uns der Zahlungsdienstleister zurückgibt. Rechnungsanschrift und Kartendaten werden direkt auf der Seite des Zahlungsdienstleisters eingegeben; Kartendaten laufen nie über unsere Server.

Website und Kommunikation

Wenn Sie die Website besuchen, verarbeiten unsere Server Ihre IP-Adresse und technische Anfragedaten (Browser, aufgerufene Seite), um die Seiten auszuliefern und Missbrauch zu verhindern. Wenn Sie ein Konto anfragen oder sich registrieren, verarbeiten wir Ihre Angaben im Formular (Unternehmen, Name, E-Mail, Telefon, Teamgröße, Partnercode). Wir senden Service-E-Mails (Einladungen, Passwort-Wiederherstellung, Hinweise zum Testzeitraum und zu Zahlungen, von Ihnen eingerichtete Berichte und Warnungen) und, wenn Sie sie aktivieren, Browser-Benachrichtigungen. Wenn Sie uns schreiben, verwenden wir Ihre Nachricht, um zu antworten. Zur Fehlerdiagnose erfassen wir technische Fehlerberichte, die so konfiguriert sind, dass personenbezogene Daten wie IP-Adressen und Cookies ausgelassen werden.

Rechtsgrundlage

  • Vertrag — um das Konto anzulegen und zu verwalten, den vom Unternehmen gebuchten Dienst zu erbringen, abzurechnen und Service-Mitteilungen zu senden.
  • Berechtigtes Interesse — um Website und Dienst sicher zu halten, Missbrauch und Betrug zu verhindern, das Audit-Protokoll zu führen und Fehler zu diagnostizieren. Wir tun dies verhältnismäßig, und Sie können widersprechen (siehe „Ihre Rechte“).
  • Einwilligung — wenn wir Sie darum bitten, zum Beispiel um Browser-Benachrichtigungen zu aktivieren. Sie können sie jederzeit widerrufen, ohne dass dies das zuvor Geschehene berührt.
  • Rechtliche Verpflichtung — um Abrechnungsunterlagen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufzubewahren und rechtmäßige Anfragen von Behörden zu beantworten.

Bei Arbeitsbereichsdaten legt das Unternehmen als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage fest (zum Beispiel den Arbeitsvertrag, eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung oder sein berechtigtes Interesse) und muss sein Team darüber informieren. In jedem Fall werden diese Daten nur für Arbeitszwecke verwendet.

Wer die Daten erhält

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten. Wir nutzen ausschließlich externe Hosting-Dienste, auf denen die Anwendung, die Datenbank, die Speicherung der Screenshots und die Sicherungskopien laufen und die die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten, sowie einen Zahlungsdienstleister, der die Zahlungen der Abonnements abwickelt. Wenn Sie Browser-Benachrichtigungen aktivieren, werden diese vom Benachrichtigungsdienst Ihres eigenen Browsers mit verschlüsseltem Inhalt zugestellt. Innerhalb eines Kundenunternehmens sieht jede Person nur, was ihre Rolle erlaubt. Wir geben Daten nur an Behörden weiter, wenn das Gesetz es verlangt.

Internationale Übermittlungen

Wir hosten die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union und speichern unsere Sicherungskopien verschlüsselt in der Europäischen Union.

Ein Teil unseres befugten Personals und einige externe Dienstleister (zum Beispiel externe Hosting-, Infrastruktur-, Zahlungs-, E-Mail- und technische Supportdienste) können von Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) aus auf personenbezogene Daten zugreifen oder sie verarbeiten, auch von Ländern, denen die Europäische Kommission kein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt hat. In diesem Fall übermitteln wir personenbezogene Daten oder gewähren Zugriff darauf nur auf Grundlage einer der Garantien nach Kapitel V der DSGVO:

  • ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das betreffende Land, für die Vereinigten Staaten einschließlich des EU-US-Datenschutzrahmens, sofern der Empfänger danach zertifiziert ist; oder
  • die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, zusammen mit einer Folgenabschätzung für die Übermittlung und allen zusätzlichen Maßnahmen, die sich daraus als notwendig ergeben.

Wer von außerhalb des EWR auf personenbezogene Daten zugreift, muss sie nach demselben Standard schützen, den wir Ihnen nach der DSGVO schulden, und darf ihnen keinen geringeren Schutz geben. Insbesondere gilt: Diese Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet; sie erhalten nur den Zugriff, den ihre Rolle erfordert; sie greifen nur über verschlüsselte, authentifizierte Verbindungen auf die Daten zu, und der Zugriff wird protokolliert; sie dürfen keine Kopien außerhalb unserer Systeme aufbewahren; und sie dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verwenden.

In Ausnahmefällen, in denen keine dieser Garantien greift, stützen wir uns nur auf eine Ausnahme nach Artikel 49 DSGVO, zum Beispiel wenn die Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Ihre Anfrage erforderlich ist.

Sie können weitere Informationen zu diesen Garantien oder eine Kopie davon anfordern, indem Sie an privacy@clockwitness.com schreiben.

Für Kunden: Wenn Sie oder von Ihnen in Ihrem Arbeitsbereich berechtigte Nutzer von außerhalb des EWR auf ClockWitness-Daten zugreifen, erfolgt dieser Zugriff nach Ihren Weisungen und unter Ihrer Verantwortung als Verantwortlicher, und Sie müssen sicherstellen, dass er den für Sie geltenden Datenschutzgesetzen entspricht.

Wie lange wir Daten aufbewahren

  • Screenshots: für den Zeitraum, den jedes Kundenunternehmen festlegt, zwischen 30 und 365 Tagen (standardmäßig 90 Tage). Nach Ablauf des Zeitraums werden sie endgültig gelöscht.
  • Arbeitszeiten, Aktivität, Anwendungen und Standort: solange das Konto des Unternehmens besteht, bis das Unternehmen es schließt.
  • Kontodaten: solange das Konto besteht. Wenn ein Unternehmen sein Konto schließt, stellen wir ihm einen Export seiner Einträge bereit und löschen anschließend die Organisation, ihre Einträge und die gespeicherten Screenshots.
  • Abrechnung: für den nach Steuer- und Handelsrecht vorgeschriebenen Zeitraum.
  • Sicherungskopien: Die täglichen Datenbanksicherungen werden 30 Tage aufbewahrt; die übrigen Sicherungen rotieren und werden regelmäßig ersetzt. Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen, sobald diese ablaufen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen und eine Kopie zu erhalten; unrichtige Daten berichtigen zu lassen; die Löschung zu verlangen; die Verarbeitung einschränken zu lassen; Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit); der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen; und eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern die Verarbeitung darauf beruht.

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an privacy@clockwitness.com. Wir antworten innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann diese Frist verlängert werden, worüber wir Sie informieren. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Bei Arbeitsbereichsdaten richten Sie Ihre Anfrage an Ihren Arbeitgeber; wenn Sie sie an uns senden, leiten wir sie weiter und helfen dem Unternehmen bei der Antwort.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der in dem Land, in dem Sie leben oder arbeiten, oder in dem Land, in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat.

Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS); Passwörter und Geräte-Token werden nur als Hash gespeichert; die Zwei-Faktor-Authentifizierung steht allen zur Verfügung und das Unternehmen kann sie verpflichtend machen; der Zugriff auf Screenshots hängt von der Rolle der jeweiligen Person ab und wird protokolliert; und Sicherungskopien werden verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen. Weitere Details auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.

Cookies

Die Website verwendet nur eigene Cookies, keine für Werbung oder Analyse. Die vollständige Liste mit Zweck und Dauer jedes Cookies finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf dieser Seite; bei wesentlichen Änderungen informieren wir die Kontoinhaber per E-Mail.