Acordo de tratamento de dados

O cliente, a empresa identificada na conta, é o responsável pelo tratamento: decide que dados são recolhidos, para quê e durante quanto tempo. O ClockWitness é o subcontratante: trata os dados do cliente apenas por conta dele e segundo as suas instruções.

O ClockWitness é disponibilizado por Espírito Rebelde Publicidade e Marketing Lda.

Morada: Rua da Fábrica 222, Armazém 2, 4470-768 Maia, Portugal

Número de registo: 509360378

Contacto de privacidade e protecção de dados (DPO): Bruna Teixeira, privacy@clockwitness.com.

Objecto e finalidade: prestar o serviço descrito nos Termos de serviço, isto é, registar e comprovar o tempo de trabalho e gerir horários, ausências, relatórios e folhas de horas, segundo as funcionalidades que o cliente activar.

Natureza do tratamento: recolha, alojamento, armazenamento, organização, apresentação, exportação e apagamento dos dados.

Duração: enquanto os Termos de serviço estiverem em vigor e até os dados do cliente serem apagados, nos termos da secção 11.

Titulares dos dados: as pessoas que trabalham para o cliente (colaboradores, gestores e donos da conta) e outras pessoas que o cliente convide para a conta, por exemplo clientes seus com acesso de leitura.

Categorias de dados: dados de conta (nome, email, papel, língua, fuso horário); dispositivos (nome do computador, versões do sistema e do agente); registos de tempo, pausas, projectos e descrições de tarefas; capturas de ecrã; nível de actividade de teclado e rato (nunca o que é escrito nem que teclas são premidas); nome das aplicações e título das janelas, se o cliente o mantiver ligado; localização no momento da entrada e da saída na aplicação móvel, se o cliente a pedir; horários, ausências e folhas de pagamento; e o registo de auditoria.

Categorias especiais: o serviço não as pede, mas podem aparecer em capturas de ecrã, títulos de janelas ou notas livres. O cliente deve configurar o serviço e dar instruções à sua equipa de forma a reduzir esse risco.

Tratamos os dados do cliente apenas segundo as suas instruções documentadas, incluindo quanto a transferências para fora do Espaço Económico Europeu (EEE). As instruções são os Termos de serviço, este acordo, as definições que o cliente escolhe no painel (por exemplo, capturas, cadência, registo de aplicações, localização e prazo de conservação) e outras instruções escritas que nos dê. Se a lei nos obrigar a um tratamento diferente, informamos o cliente antes, salvo se a lei o proibir.

Se considerarmos que uma instrução viola o RGPD ou outra lei de protecção de dados, informamos o cliente de imediato.

O cliente dá-nos uma autorização geral por escrito para recorrermos a subcontratantes ulteriores, como serviços externos de alojamento, onde funcionam a aplicação, a base de dados, o armazenamento das capturas e as cópias de segurança.

A lista actual de subcontratantes ulteriores está disponível a pedido, por email para privacy@clockwitness.com.

Avisamos os donos das contas por email antes de acrescentar ou substituir um subcontratante ulterior, para que o cliente se possa opor por motivos razoáveis. Se não encontrarmos uma solução, o cliente pode encerrar a conta antes de a alteração produzir efeitos.

Impomos a cada subcontratante ulterior, por contrato, obrigações de protecção de dados equivalentes às deste acordo e continuamos responsáveis perante o cliente pelo seu cumprimento.

Alojamos os dados do cliente em centros de dados na União Europeia, e as nossas cópias de segurança ficam na União Europeia, cifradas.

Se pessoal nosso autorizado ou um subcontratante ulterior aceder aos dados do cliente a partir de um país fora do EEE, só o fazemos ao abrigo de uma das garantias do Capítulo V do RGPD: uma decisão de adequação da Comissão Europeia (incluindo, para os Estados Unidos, o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, quando o destinatário estiver certificado ao abrigo dele) ou as cláusulas contratuais-tipo adoptadas pela Comissão Europeia, acompanhadas de uma avaliação do impacto da transferência e das medidas adicionais que se mostrem necessárias. Os pormenores estão na secção «Transferências internacionais» da Política de privacidade.

Se o cliente, ou utilizadores que autorize, acederem aos dados a partir de fora do EEE, esse acesso é feito segundo as instruções e sob a responsabilidade do cliente.

Ajudamos o cliente a responder aos pedidos de exercício de direitos dos titulares. O próprio serviço permite-lhe: mostrar a cada pessoa os seus registos e capturas; corrigir registos de tempo, ficando cada correcção registada; desligar as capturas para toda a empresa ou para pessoas concretas e desligar o registo de aplicações; e exportar os registos em CSV e PDF.

Quando o cliente nos pede por escrito o apagamento de uma pessoa já desactivada, apagamos as suas capturas de ecrã, o registo de aplicações e janelas, as coordenadas GPS exactas, os dispositivos, as credenciais e as notas livres, e substituímos o seu email por um pseudónimo. Mantemos os registos de tempo de trabalho e de pagamento que o cliente pode estar legalmente obrigado a guardar.

Se um titular nos contactar directamente sobre dados do cliente, encaminhamos o pedido para o cliente sem demora injustificada e não lhe respondemos quanto ao fundo, salvo instrução do cliente.

O cliente pode, a qualquer momento, exportar os seus registos (devolução) e pedir o encerramento da conta. No encerramento, depois de gerada uma exportação completa dos registos, apagamos a empresa, os seus utilizadores, os seus registos e as capturas guardadas, salvo se a lei nos obrigar a conservar algum dado. As imagens das capturas de ecrã não fazem parte das exportações.

A exportação de encerramento é enviada ao dono por email, como uma ligação pessoal para a descarregar. A ligação funciona sem iniciar sessão, mesmo depois de a conta ser apagada, durante 30 dias; findo esse prazo, deixa de funcionar e o ficheiro é apagado dos nossos servidores.

Os dados apagados desaparecem das cópias de segurança à medida que estas expiram: as cópias diárias da base de dados são guardadas durante 30 dias e as restantes rodam e são substituídas periodicamente.